Die Kosten sind oft die erste Frage, aber selten die nützlichste zum Einstieg. Die bessere Frage lautet: im Vergleich wozu? Ein individuelles internes Tool ist nicht bloß ein Kostenposten, sondern ein Vergleich mit den laufenden Kosten der Alternative, ob das nun SaaS-Abos sind, manuelle Arbeit oder eine Mischung aus beidem.
Trotzdem sind konkrete Zahlen hilfreich. Hier ist eine klare Aufstellung, was interne Tools in der Praxis kosten, was die Kosten treibt und wie Sie den Vergleich ehrlich anstellen. Die genannten Beträge gelten für KMU in Österreich und im DACH-Raum.
Was die Kosten bestimmt
Der Preis eines internen Tools hängt an vier Faktoren: Umfang (wie viel Funktionalität), Komplexität (wie viele Sonderfälle und Regeln das System durchsetzen muss), Integrationen (wie viele externe Systeme es anbindet) und wie viel Feinschliff die Oberfläche für nicht-technische Nutzer braucht.
Einfachere Tools mit begrenztem Funktionsumfang und wenigen Rollen kosten weniger. Systeme, die mehrere Abläufe, mehrere Datenquellen und komplexe Berechtigungen abdecken, kosten mehr, nicht weil Eigenentwicklung ineffizient wäre, sondern weil es schlicht mehr zu bauen und zu testen gibt.
- Zahl der einzelnen Funktionen und abgedeckten Abläufe
- Zahl der Nutzerrollen und Berechtigungsstufen
- Umfang und Komplexität der Drittsystem-Integrationen (jede Schnittstelle erweitert den Umfang)
- Aufwand für die Datenmigration aus bestehenden Tabellen oder Systemen
- Komplexität von Reporting und Dashboards
- Nötiger Feinschliff der Oberfläche für Endnutzer
Typische Preisbandbreiten nach Projekttyp
Diese Bandbreiten spiegeln reale Kosten für interne Tools in KMU-Größe wider. Sie umfassen Konzeption, Entwicklung, Tests, Deployment und die erste Einrichtung, nicht nur den Code.
- Einfaches Dashboard oder Datenansicht: 4.000–9.000 €
- CRM-Ersatz oder Terminplanungssystem: 9.000–20.000 €
- Mehrmodulige Operations-Plattform: 18.000–40.000 €
- Mandantenfähige SaaS-Plattform: 28.000–58.000 €+
Das sind die einmaligen Baukosten. Hosting und Wartung laufen getrennt, typisch 100–450 € pro Monat je nach Infrastruktur, und decken Betriebsüberwachung, Sicherheitsupdates und Fehlerbehebung ab. Wir nennen diese Zahl als festen Monatsbetrag, bevor irgendetwas live geht.
Wie sich Eigenentwicklung über die Zeit gegen SaaS rechnet
Der häufigste Fehler in diesem Vergleich ist, ein SaaS-Abo zu behandeln, als wäre es kostenlos oder günstig. Preise pro Arbeitsplatz summieren sich schnell.
Ein 15-köpfiges Team auf einem Tool zu 50 € pro Platz und Monat kostet 750 € im Monat, 9.000 € im Jahr, 27.000 € über drei Jahre, für Software, die zu Ihrem Prozess vielleicht nicht passt, sich vielleicht nicht in Ihre Systemlandschaft integriert und deren Preis sich jederzeit ändern kann.
Ein individuelles Tool im Bereich 12.000–18.000 €, einmal bezahlt, passt exakt zu Ihrem Ablauf, kennt keine wiederkehrenden Platzgebühren, gehört dauerhaft Ihnen und wird gepflegt und weiterentwickelt, wenn sich Ihr Betrieb ändert. Die Gesamtkosten über drei Jahre liegen häufig unter denen der SaaS-Variante, und das Tool arbeitet so, wie Ihr Prozess arbeitet.
Der Break-even liegt bei den meisten internen Tools in KMU-Größe im Bereich von 18 bis 30 Monaten. Danach ist jeder Monat, den das System läuft, reine Ersparnis gegenüber der Abo-Alternative.
Sie denken die Frage Eigenentwicklung oder Kaufen grundsätzlicher durch? Eine verwandte Kostenbetrachtung für die österreichische Praxis:
Was kostet Prozessautomatisierung in Österreich? →Wie die laufenden Kosten aussehen
Über die einmaligen Baukosten hinaus umfasst ein gepflegtes individuelles System:
- Hosting und Infrastruktur: 100–400 € pro Monat je nach Nutzung und Architektur
- Wartung: Überwachung, Sicherheitspatches, Fehlerbehebung und kleinere Updates, entweder inkludiert oder als fester Monatsbetrag
- Erweiterungen: einzeln geplant und beziffert, wenn sich Ihre Anforderungen ändern
Die Wartung ist das, was das System über die Jahre gut laufen lässt. Sie entscheidet auch darüber, ob ein System im dritten Jahr noch zuverlässig arbeitet oder verfällt. Wir beziffern Hosting und Wartung zu Projektbeginn als klare Zahl.
Wie Sie eine belastbare Schätzung bekommen
Vage Anforderungen erzeugen vage Angebote. Eine realistische Zahl bekommen Sie nur, wenn Sie beschreiben, was das Tool tatsächlich leisten soll. Was Sie vor einem Scoping-Gespräch vorbereiten sollten:
- Der Kernablauf, den das Tool unterstützen soll, wenn möglich Schritt für Schritt aufgeschrieben
- Wie viele Personen es nutzen und was jede von ihnen tun muss
- Die bestehenden Systeme, an die das Tool anschließen soll
- Ob es Bestandsdaten gibt, die übernommen werden müssen
- Harte Anforderungen: Compliance, Datenhaltung, Hosting-Standort
Wir bauen individuelle interne Tools für KMU und übernehmen Hosting und Wartung für alles, was wir ausliefern.
Interne Tools entwickeln →